כשמוסד אקדמי, חברה מסחרית, ארגון, עמותה או כל גורם אחר מבקש לערוך כנס ולהזמין אליו אורחים, מהארץ ומהעולם, ישנן מספר מטרות שעומדות בפני המארגנים ואם הם ישיגו אותן אזי שהכנס יוגדר כהצלחה.
מטרה ראשונה, היא להפגיש אנשים בתחום, לערוך סיעור מוחות בין מומחים שונים, לגבש מסקנות ולפרסם אותן או להשתמש בהן בדרכים שונות. זו המטרה המעשית של הכנס.
מטרה שנייה, היא לייצר "באז" סביב הכנס, כך שאנשים מהתחום ירצו ליטול בו חלק, הן כמשתתפים פעילים והן כצופים. זה יכול לעזור גם למיתוג הגורם המארגן וגם בשביל לעלות את המודעות לנושא שלשמו עורכים את הכנס.
מטרה שלישית, לייצר מצב בו הגורם המארגן זוכה לפרסום חיובי, חשיפה בתקשורת, דברים שבאופן רגיל, לא בהכרח הוא יוכל לקבל, בוודאי לא בצורה כל כך מסיבית ומשמעותית כמו שהוא יקבל לפני, בזמן ואחרי שהכנס ייערך.
לכן ארגון הכנס חייב להיות ברמה מאוד גבוהה. הבסיס לכך, בראש ובראשונה, היא מציאת אולם לכנס שיוכל להכיל את כל המוזמנים והמשתתפים וגם לייצר אווירה נעימה, נוחה ותחושה של מקצועיות לכל מי שנוכח בו.
בדיוק כמו שאירועים פרטיים צריכים להתקיים באולמות או גני אירועים איכותיים, בשביל שיהיה ניתן לארגן ולקיים אותם בצורה מסודרת ונוחה וכן בשביל להותיר רושם טוב על האורחים, הרי אחת כמה וכמה זה צריך להתקיים כשמארגנים כנס מקצועי, שיווקי או אחר. לאולם יש משמעות רבה באופן בו הכנס ייערך, באופן בו הוא מתקבל על ידי האורחים והמשתתפים, וכן באופן בו הוא נצרב בזיכרון שלהם.
מה צריך לעשות בשביל שזה יקרה
יש לחפש אולם לכנס שמתאים לו, לא רק מבחינה לוגיסטית, טכנית, אלא גם מבחינות אחרות. לדוגמא, המקום בו הכנס ייערך, צריך להיות מעוצב בצורה יפה, להשרות אווירה טובה, להותיר תחושה שהכנס הוא מקצועי. אם הכנס ייערך באולם רציני, יסודי, אולם שערוך לעריכת כנסים, זה יתקבל הרבה יותר יפה וטוב על ידי המוזמנים, מאשר אם הוא ייערך באולם של מתנ"ס או בית ספר.
מעבר לכך, התנאים הלוגיסטיים במקום צריכים להיות מותאמים לכנס. צריך לבחון מה בדיוק נדרש בשביל לארגן אותו, מה צריך לספק לאורחים ולמוזמנים בשביל שהם יוכלו גם להשתתף בכנס באופן פעיל וגם להיות אורחים באופן פסיבי, ולהפיק תועלת מלאה ממה שיש למקום להציע. למשל, אם עיתונאים מגיעים לסקר את הכנס, אז צריך לספק להם את כל התנאים הרלוונטיים בשביל שהם יוכלו לעשות זאת בצורה אופטימאלית.
נקודה אחרונה שצריך לקחת בחשבון, המקום צריך להיות ערוך בכל האספקטים למשך כל תקופת הכנס. כלומר, אם הוא נערך יום, יומיים, או שבוע, המקום צריך להיות ערוך ומוכן לכך, בשביל שלא יווצר מצב שהוא יתחיל בצורה טובה ויסתיים עם טעם מר אצל האורחים.
